Conditions générales de vente

Conditions générales de réservation et de vente

Les présentes conditions de réservation et de vente régissent les rapports entre le CIARUS et ses clients. Le CIARUS est une association à but non lucratif dont le siège est situé 7, rue Finkmatt à Strasbourg, France. La réservation d’un séjour, d’une location de salle, d’un repas ou d’une autre prestation implique l’adhésion « ipso-facto » à ces conditions générales : elles sont considérées comme acceptées par le Client dès le versement du premier acompte.

Article 1 : Conditions d’application

Les présentes conditions générales de réservation et de vente (CGV) sont adressées au Client en même temps que le contrat, pour lui permettre d’effectuer sa réservation. Toute réservation implique de la part du Client l’adhésion entière et sans réserves aux présentes conditions, à l’exclusion de tout autre document, prospectus, publicité etc…
Tous les prix et tarifs indiqués s’entendent en Euros et toutes taxes comprises. Les tarifs sont appliqués à tous les membres du groupe, y compris aux accompagnateurs. En cas de contradiction entre les dispositions figurant au devis signé par le Client et celles figurant aux présentes CGV, les dispositions des présentes CGV prévalent.

Article 2 : Garantie de prix

Les tarifs de l’ensemble des prestations disponibles au CIARUS sont transmis au plus tard avec l’envoi du contrat. Les tarifs confirmés sur le contrat sont fermes pendant toute la période courant jusqu’à la date d’option fixée sur le contrat. Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés. Les tarifs applicables sont alors ceux en vigueur le jour de la nouvelle prise d’option de réservation.

Article 3 : Conditions de réservation

Toute demande de réservation doit être confirmée par écrit. Dès réception de cette confirmation, un dossier de réservation est ouvert, un contrat est établi, mentionnant les prestations réservées, avec une demande d’acompte de 50 % du montant total estimé et une date limite de paiement de cet acompte. Le Client doit confirmer sa réservation avant la date d’option, et retourner au CIARUS un exemplaire du contrat dûment complété, daté et signé, revêtu de la mention « Bon pour accord » et de son cachet, accompagné des conditions générales de ventes paraphées et signées.

Article 4 : L’acompte

Le montant de l’acompte demandé est de 50% du montant total des prestations réservées, sauf dispositions différentes prévues sur le contrat. Le non-versement de l’acompte à l’expiration de la date d’option indiquée sur le contrat annule la réservation.

Article 5 : Réservation définitive

Toute prestation n’est considérée comme définitivement confirmée qu’à réception du contrat dûment complété, daté et signé portant la mention “bon pour accord” et de l’acompte demandé.

Article 6 : Modification de la prestation

Toute modification de prestations devra faire l’objet d’une demande écrite et d’un accord de la part du CIARUS.

Article 7 : Annulation partielle

L’annulation d’une ou plusieurs prestations retenues au moment de la réservation est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 9 des présentes CGV.

Article 8 : Modification de l'effectif

Séjours : tout changement d’effectif doit être communiqué et confirmé par écrit au CIARUS au plus tard 30 jours calendaires avant la date de la prestation. Le nombre de personnes confirmé sera celui pris en compte pour la facturation de toutes les prestations commandées. Il sera facturé un dédit, selon les tarifs en vigueur, par personne et par jour conformément aux dispositions de l’article 9 des présentes CGV. A moins de 10 jours calendaires la totalité de la prestation sera facturée pour l’effectif confirmé.

Réservations de salles & de prestations séminaires : le Client doit préciser par écrit adressé au CIARUS, le nombre exact de participants prévus 10 jours calendaires avant la date de début de la manifestation. Le nombre de personnes confirmé sera celui pris en compte pour la facturation des prestations commandées. En tout état de cause, si le nombre de participants s’avérait être inférieur au nombre prévu sur le contrat, le Client pourrait se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion du CIARUS. Si le nombre de participants s’avérait supérieur au nombre indiqué sur le devis, la mise à disposition des espaces ne sera confirmée qu’après réception du complément d’acompte correspondant au différentiel de réservation et dans la limite des espaces disponibles.

Couverts : le Client doit préciser par écrit adressé au CIARUS, le nombre exact de participants prévus 10 jours calendaires avant la date de début de la manifestation. Les prestations commandées pour le premier jour de la manifestation seront facturées intégralement conformément à la réservation. Pour les jours suivants, il sera facturé un dédit, selon les tarifs en vigueur, par personne et par repas commandé conformément aux dispositions de l’article 9 des présentes CGV. Le Client doit confirmer son choix de formule (menu, buffet, cocktail…) au plus tard 15 jours calendaires avant son arrivée. Au-delà, le CIARUS se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue par le client. Il est ici précisé que la restauration non consommée ne peut donner lieu à minoration du prix. Si le nombre de participants s’avérait supérieur au nombre indiqué sur le devis, la mise à disposition des repas ne sera confirmée qu’après réception du complément d’acompte correspondant au différentiel de réservation.

Prestations tourisme : tout changement d’effectif doit être communiqué et confirmé par écrit au CIARUS au plus tard 10 jours calendaires avant la date de la prestation. Au delà, la totalité de la prestation sera facturée pour l’effectif confirmé.

Article 9 : Annulation de prestations du fait de l’Acheteur

Les pourcentages suivants seront conservés par le CIARUS et imputés sur l’acompte versé si une annulation intervient plus de 90 jours calendaires avant la date prévue de la prestation, 20% des prestations réservées sont facturées.
- Si une annulation intervient entre 89 jours et 30 jours calendaires avant la date prévue de la prestation, 70% des prestations réservées sont facturées.
- Si une annulation intervient entre 29 jours et 10 jours calendaires avant la date prévue de la prestation, 95 % des prestations réservées sont facturées.
- Si une annulation intervient à moins de10 jours calendaires avant la date prévue de la prestation, 100% des prestations réservées sont facturées.

Article 10 : Hébergement – attribution des chambres

L’hébergement se fera en priorité au CIARUS 7, rue Finkmatt à Strasbourg, France (sauf conditions particulières prévues à l’article 13). Les chambres sont à 2, 3, 4, 5, 6 lits. Les éléments de confort sont les suivants : draps et linge de toilette fournis, lits faits à l’arrivée, ménage effectué quotidiennement, lavabos, douches et WC dans toutes les chambres. La liste de l’affectation des chambres est transmise au Client la veille de l’arrivée. Le CIARUS ne peut garantir le regroupement de chambres au même étage pour un même groupe. Le client se doit de communiquer la liste nominative des participants au moment du règlement total de la prestation, soit 10 jours calendaires avant l’arrivée.

Article 11 : Clefs et dégâts

Toute clef manquante au jour du départ et tout dégât occasionné en cours de séjour seront facturés et payés sur place.

Article 12 : Loi informatique et liberté

En application de la loi n° 78-17, dite informatique et liberté, les clients sont avertis que leur commande fait l'objet d'un traitement nominatif informatisé. Le droit d'accès et de rectification garantie par la loi s'exercent auprès du CIARUS en son siège – 7 rue Finkmatt à STRASBOURG 67000.

Article 13 : Délogement

En cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles, le CIARUS se réserve la possibilité de faire héberger un groupe ou certains membres de celui-ci dans une structure d’hébergement offrant au minimum les mêmes prestations et sans modification tarifaire.

Article 14 : Boissons et nourriture

L’introduction de boissons et de nourriture est interdite dans l’enceinte du CIARUS , la consommation d’alcool est soumise aux règles de la législation française.

Article 15 : Arrivée tardive

En cas de retard, le client supportera en totalité le coût des prestations réservées par lui mais non consommées ou utilisées du fait de ce retard. Des frais de personnel seront facturés par heure supplémentaire et par personne en service, sur la base des tarifs en vigueur dont le Client reconnait avoir prit connaissance.

Article 16 : Locations de salle

Les salles sont réservées aux réunions à caractère privé. Les réunions publiques avec convocation par voie d’affichage ou de presse sont strictement interdites, sauf accord écrit préalable du CIARUS ou convention de partenariat. Le CIARUS se réserve le droit de modifier une réservation de salle en fournissant une salle équivalente ou d’annuler une réservation, dans le cas où la manifestation serait de nature à porter atteinte à la sécurité des biens et des personnes, sans que le client ne puisse prétendre à aucune indemnisation.

Le Client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice au CIARUS, qui se réserve le droit d’intervenir si nécessaire. Le client ne pourra apporter de l’extérieur ni boissons, ni aucune denrée alimentaire. Le Client s’engage à faire respecter par les participants l’ensemble des consignes et règlements du CIARUS. Le Client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation du CIARUS ni ne portent atteinte à la sécurité du CIARUS ainsi que des personnes s’y trouvant. Le Client s’engage à déclarer par écrit adressé au CIARUS en même temps que le contrat accepté et l’acompte, son engagement de totale responsabilité, quand la manifestation organisée au CIARUS est assortie d’une entrée payante.

Dans ce cas, la perception du droit d’entrée doit s’effectuer à l’intérieur des locaux loués. En aucun cas, le personnel du CIARUS ne doit participer à cette perception. Le Client est prié d’informer au préalable le CIARUS de la présence éventuelle d’un photographe et fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avèrent nécessaires. Le Client doit faire son affaire personnelle de toutes déclarations et du paiement de tous droits notamment à la SACEM, pour la diffusion d’œuvres musicales et plus généralement de toute animation au sein des locaux (spectacles – disques, etc…).
Le Client doit justifier au CIARUS préalablement à la manifestation, de la déclaration faite à la SACEM. Le Client s’engage à fournir au CIARUS l’autorisation écrite municipale obligatoire, 15 jours au moins avant la date de la manifestation, lorsque la location des locaux a pour objet la vente au détail ou la prise de commande de marchandises précédées de publicité. La non obtention de l’autorisation écrite entraîne l’application des conditions d’annulations visées à l’article 9. Sauf en cas d’effraction, le CIARUS ne pourra être tenu pour responsable des vols ou dégradations subis par le matériel entreposé par l’organisateur dans la salle qu’il loue.

Article 17 : Facturation et règlement

Délai de paiement : Le montant de l’acompte perçu est déduit de la facture finale (solde) sous réserve de l’application d’éventuelles indemnités d’annulation. Sauf disposition contraire prévue au contrat, les factures du solde sont payables au plus tard 10 jours calendaires avant le début de la prestation .Le CIARUS ne prend à sa charge ni les frais de change ni les frais de virement. En cas de désaccord sur une partie de la facture, le Client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer par écrit au CIARUS le motif de la contestation. Les sommes payées d’avance ne seront pas productives d’intérêts, de même, le règlement anticipé ne pourra bénéficier d’escompte.

Règlements individuels : Le règlement des extras (téléphone, photocopies, etc…) et autres prestations réclamées individuellement aux participants, sera assuré directement par les participants concernés à la réception du CIARUS avant leur départ. À défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations incluses au contrat, la facture sera adressée au Client qui s’engage à régler au plus tard dans les 15 jours de la date de la facture.

Défaut de règlement : Le non respect des modalités de règlement entrainera l’annulation du contrat du fait du client et entrainera l’application des dispositions de l’article 9 des CGV, sans que le client ne puisse prétendre à aucune indemnisation. L’absence de règlement dans les délais prévus entraînera une pénalité de retard de 1,5 fois le taux de l’intérêt légal par mois de retard.

Article 18 : Cas de force majeure

En cas de force majeure (incendie, dégâts des eaux…) le CIARUS préviendra le Client, par lettre recommandée, de l’annulation du séjour et remboursera l’acompte versé.

Article 19 : Cession de contrat

Le Client pourra céder son contrat à un cessionnaire qui remplit les mêmes conditions que lui, à la condition d’en informer, par lettre recommandée, le CIARUS au minimum 10 jours calendaires avant le début du séjour.

Article 20 : Réclamation - litige

Toute contestation ou réclamation ne pourront être prises en compte que si elles sont formulées par écrit et adressées au CIARUS dans un délai maximum de 8 jours calendaires après la fin de la manifestation par lettre recommandée avec accusé de réception. La loi applicable est la loi Française.

Article 21 : Assurances

Le Ciarus est assuré par Groupama sous la référence 729 865 300 001 pour un contrat multirisque, et par Groupama sous la référence 729 865 300 001 pour un contrat responsabilité civile dans le cadre de ses activités. Le CIARUS ne peut être tenu pour responsable des vols ou des dégradations subis par les bagages et le matériel des résidents, ni des dégâts causés par les clients. Les adhérents peuvent souscrire pour leur propre compte une assurance complémentaire couvrant certains risques particuliers, et notamment une assurance annulation.

Article 22 : Juridiction compétente

Tous litiges relatifs à l’exécution des présentes clauses de ce contrat sont de la compétence des tribunaux de Strasbourg.

CGV-11-2022

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